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    在傳統(tǒng)的建筑安裝行業(yè)，企業(yè)信息化是一個熱門而又謹慎的話題。上海市安裝工程有限公司實施的采購信息化新舉措，也許會為整個行業(yè)積累一些寶貴經(jīng)驗。
    上海市安裝工程有限公司成立于1958年，是上海建工集團的骨干企業(yè)之一，主營業(yè)務(wù)是各類工業(yè)及民用建筑的全套機電設(shè)備安裝。公司在安裝行業(yè)有相當?shù)挠绊懥�，近年來更是承�?dān)了上海市絕大部分標志性建筑的機電設(shè)備安裝業(yè)務(wù)。公司現(xiàn)有員工3400人，注冊資金8928萬元，年營業(yè)額超過11億元。
    傳統(tǒng)分項目采購模式弊端多
    上海市安裝工程有限公司的業(yè)務(wù)以項目為中心，以往的采購模式都是各個項目組單獨采購。各項目組的材料員根據(jù)項目進度，制定要料計劃，把要料計劃傳真給目標供貨商，目標供貨商按時間、數(shù)量及規(guī)格進行送貨。這樣的采購模式比較快捷和方便，但弊端也是顯而易見的。
    ①一定程度上造成采購成本的浪費，因為項目組分別采購，無法達到數(shù)量上的優(yōu)勢以得到更優(yōu)惠的價格。
    ②不便于事后的追蹤和責(zé)任的追究，如果供貨商不按要求送貨，可以推托說傳真沒有收到，無據(jù)可查。
    ③容易出錯，因為傳真上的物料編碼一般都是人工填寫，材料的規(guī)格和名稱不統(tǒng)一，容易造成同一類材料由于習(xí)慣寫法不同而造成供需雙方理解不一致，從而影響工程進度。
    ④詢價周期較長。
    據(jù)統(tǒng)計，安裝行業(yè)70%以上的成本是采購成本，如果能把采購成本降下來，對提升公司的整體競爭力及利潤方面的作用都是不言而喻的。
    推行集中采購模式 鎖定SCM解決方案
    上海市安裝工程有限公司高層領(lǐng)導(dǎo)看到了分項目采購模式的種種弊端，決定成立專門的采購中心，推行集中采購模式。由各個項目組的材料員把要料計劃報給分公司，分公司整理匯總后，上報總公司，由總公司統(tǒng)一和各個供應(yīng)商進行招標以及談判。通過總公司集中采購，達到一個量的優(yōu)勢，從而減少直接的采購成本；另外，因為只需要總公司采購中心和供應(yīng)商進行采購溝通，間接的采購成本也得到了節(jié)約。
    隨著采購方式的革新，同時需要變更的還有對供應(yīng)商的管理以及招投標行為的管理。以往的招標方式是由總公司統(tǒng)一招標，但在實際的采購過程中，項目材料員會在總公司提供的合格供應(yīng)商列表內(nèi)依照自己的意愿進行選擇，一類材料會選擇多家供應(yīng)商。
    實行集中采購之后的招標行為本身沒有改變，但是招標之后，采購中心可以從多方面綜合考量供應(yīng)商的表現(xiàn)，結(jié)合價格高低、路程遠近、生產(chǎn)能力等信息，確認一個訂單的目標供應(yīng)商，這樣既可以促進供應(yīng)商之間的良性競爭，又能達到節(jié)省采購成本的目的。
    建立新的采購中心、集中管理眾多供應(yīng)商、采用新招投標流程等等的變化，意味著需要投入更多的管理精力與資源，去固化新流程，摸索新方法。于是，上海市安裝工程有限公司采用采購軟件實現(xiàn)管理變革的想法產(chǎn)生了。
    經(jīng)過一段時間的充分論證與謹慎考察，公司決定上馬供應(yīng)鏈管理解決方案，希望通過電子采購平臺的建立，把公司各部門與供應(yīng)商之間的業(yè)務(wù)通過電子平臺聯(lián)結(jié)起來，一方面固化現(xiàn)有的集團采購流程，另一方面提升作業(yè)效率和反應(yīng)速度。
隨需應(yīng)用 建立有行業(yè)特色的采購電子平臺
    上海市安裝工程有限公司的采購供應(yīng)鏈信息化項目緊緊圍繞用戶要求進行設(shè)計。在采購方面，系統(tǒng)設(shè)計了申購功能，由各個分公司項目組成員（材料員）進行申購單的維護，維護完畢后，發(fā)布給采購中心，采購中心進行審核通過后，才可以建立采購訂單。
    公司的項目訂單分為兩種類型，一種是直接下達的采購訂單，這種訂單一般面對非項目性物料需求或者某些用量相對比較固定的材料；還有一種是申購轉(zhuǎn)來的訂單。兩種訂單建立好之后，由采購中心發(fā)送給目標供應(yīng)商，和供應(yīng)商進行訂單的交互。雙方確認之后，才能進行送貨處理。
    考慮到公司的部分供應(yīng)商用戶可能不能進行網(wǎng)上業(yè)務(wù)操作，但供應(yīng)商的業(yè)務(wù)情況又需要通過系統(tǒng)進行管理，于是系統(tǒng)設(shè)計了供應(yīng)商是否可以進行網(wǎng)上業(yè)務(wù)的功能選擇。對于不能進行網(wǎng)上業(yè)務(wù)的供應(yīng)商，在訂單發(fā)布的時候，無須和供應(yīng)商進行交互，就直接變成可以送貨的訂單，然后采購再把訂單信息通過以往的傳真等方式傳給供應(yīng)商。供應(yīng)商送貨時，采用分公司項目組直接收貨的方式進行。
    進行采購招標時，采購中心發(fā)布招標通知到公司網(wǎng)站，所有供應(yīng)商都可以查看到該招標通告，進行報價；供應(yīng)商進行報價后，采購可以給報價提出反饋意見，通知合適的供應(yīng)商前來現(xiàn)場競標。如果采購中心不希望發(fā)布的采購需求被所有人看到，可以采用詢報價的方式，選取物料并發(fā)送詢價通知目標供應(yīng)商，供應(yīng)商可以通過系統(tǒng)進行網(wǎng)上報價，發(fā)布報價信息，采購中心可以進行接收報價還是拒絕報價的操作。
    高效采購形成新優(yōu)勢
    SCM解決方案的應(yīng)用，解決了以往詢價周期比較長，詢價期間容易發(fā)生供應(yīng)商串價的問題。目前已經(jīng)有兩個項目在進行采購管理系統(tǒng)的試用，采購中心也在通過該系統(tǒng)進行一些大件材料的詢報價工作。
    這樣一方面縮短了詢價周期，另一方面通過設(shè)定嚴格的詢價日期限制，減少了供應(yīng)商串價的發(fā)生。尤其是詢價模版的使用，減少了采購中心建立詢價單的麻煩，使詢價更為便捷。
    上海市安裝工程有限公司之前的采購計劃是通過傳真的方式發(fā)給供應(yīng)商，采用采購管理系統(tǒng)之后，各個項目組材料員把采購需求通過系統(tǒng)發(fā)給采購中心，采購中心審核后進行集中采購，就可憑借數(shù)量優(yōu)勢拿到更優(yōu)惠的價格以及更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)；供需雙方通過采購管理系統(tǒng)進行訂單的交互，避免了以往丟失傳真信息以及供應(yīng)商搞不清楚需求的情形發(fā)生。
    通過系統(tǒng)提供的物料最低價報表，公司能夠把各種物料的最低價格以及價格的提供方發(fā)給相關(guān)的供應(yīng)商，一方面給以供應(yīng)商一定的壓力，以便后續(xù)得到更優(yōu)惠的價格；一方面也是對供應(yīng)商的肯定，有利于雙方更密切的協(xié)作。
    隨著采購電子平臺的上線運行，加入在線作業(yè)的供應(yīng)商越來越多，更多的核心供應(yīng)商開始感受到應(yīng)用系統(tǒng)帶來的效益。